E-Rechnung & DATEV: Gelingt die Umstellung auch rückwirkend?

Die Einführung der elektronischen Rechnung bringt nicht nur neue Anforderungen, sondern auch zahlreiche Fragen in der betrieblichen Praxis mit sich. Besonders relevant ist dabei die Integration in bestehende Buchhaltungssysteme wie DATEV, das für viele Kanzleien und Unternehmen das Rückgrat der Finanzprozesse bildet. Dabei stellt sich zunehmend die Frage, ob die Umstellung auf die E-Rechnung DATEV-kompatibel auch rückwirkend möglich ist – etwa für Belege, die bereits im alten Format vorliegen, aber den neuen Standards genügen sollen.

Wir zeigen auf, unter welchen Voraussetzungen eine rückwirkende Umstellung gelingt, wie DATEV diesen Prozess unterstützt und welche Handlungsempfehlungen sich daraus für Unternehmen ergeben.

Voraussetzungen für die rückwirkende Integration der E-Rechnung in DATEV

Damit die E-Rechnung DATEV-kompatibel rückwirkend verarbeitet werden kann, müssen bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sein. Grundsätzlich ist es möglich, strukturierte E-Rechnungen, die bereits in der Vergangenheit empfangen oder erstellt wurden, nachträglich in DATEV zu importieren – vorausgesetzt, sie entsprechen den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Standardformate gewährleisten die Lesbarkeit der Rechnungsdaten durch die DATEV-Systeme und sichern die nahtlose Weiterverarbeitung.

Darüber hinaus muss die Belegablage in einer revisionssicheren Struktur erfolgen. Der ursprüngliche Eingang oder das Ausstellungsdatum bleibt dabei für steuerrechtliche Zwecke maßgeblich. Entscheidend ist, dass der Importprozess nicht zu einer Verfälschung der Buchungslogik führt – hier ist besondere Sorgfalt gefragt. In der Praxis empfiehlt es sich, mit dem Steuerberater klare Workflows für die nachträgliche Übernahme zu definieren, um Doppelbuchungen oder Inkonsistenzen in der Archivierung zu vermeiden.

So gelingt die Umstellung rückwirkend in der Praxis

Die DATEV bietet mit ihren Cloud- und On-Premise-Lösungen verschiedene Wege, um die Umstellung auf E-Rechnung auch rückwirkend technisch abzubilden. Vor allem DATEV Unternehmen online spielt dabei eine zentrale Rolle. Nutzer können dort strukturierte E-Rechnungen hochladen, automatisch auslesen und korrekt verbuchen. Wichtig ist, dass die Rechnungen bereits bei der Erstellung alle Pflichtangaben enthalten und die XML-Daten dem Standard entsprechen.

Für rückwirkende Umstellungen gilt: Eine pauschale Konvertierung alter PDF-Rechnungen in gültige E-Rechnungsformate ist nicht zulässig. Die Erstellung einer E-Rechnung muss immer auf dem ursprünglichen elektronischen Datensatz beruhen – eine nachträgliche Formatänderung eines PDFs erfüllt diese Voraussetzung nicht. Wer rückwirkend E-Rechnungen in DATEV einpflegen möchte, sollte daher ausschließlich mit bereits im strukturierten Format vorliegenden Originalen arbeiten.

Ein strukturierter Ablauf kann wie folgt aussehen:

Prüfen, ob E-Rechnungen rückwirkend vorliegen und in welchem Format (XRechnung, ZUGFeRD)
Validierung der XML-Daten durch DATEV oder externe Prüfwerkzeuge
Import in DATEV Unternehmen online oder DATEV DMS
Zuordnung zu den entsprechenden Buchungskonten und Prüfpfaden
Dokumentation der Umstellung und Archivierung gemäß GoBD

Mit diesen Maßnahmen lässt sich die rückwirkende Integration reibungslos umsetzen – vorausgesetzt, die digitalen Dokumente liegen vollständig und korrekt vor.

Digitale Vorteile der E-Rechnung mit DATEV ausschöpfen

Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt weit mehr als nur rechtliche Konformität. Sie eröffnet Unternehmen einen digitalen Mehrwert, der sich langfristig auszahlt – sowohl bei aktuellen wie auch bei rückwirkend erfassten Rechnungen. Zu den größten Vorteilen zählen:

Automatisierte Datenextraktion: Rechnungsdaten werden direkt aus dem XML-Format übernommen – fehlerfrei und effizient.
Schnellere Verarbeitung: Rechnungen lassen sich sofort prüfen, kontieren und freigeben – ohne manuelle Dateneingabe.
Zentrale Archivierung: Alle Belege werden digital abgelegt und sind jederzeit GoBD-konform abrufbar.
Rechts- und Prüfungssicherheit: Die strukturierte Ablage erleichtert Betriebsprüfungen erheblich.
Effektive Zusammenarbeit: Steuerberater erhalten direkten Zugriff auf vollständige und korrekte Rechnungsdaten.

Diese Vorteile lassen sich auch bei der rückwirkenden Integration realisieren – sofern die Prozesse richtig aufgesetzt sind. DATEV bietet hierfür eine Vielzahl an Schnittstellen und Hilfsmitteln, mit denen auch kleinere Unternehmen die Anforderungen effizient umsetzen können.

E-Rechnung DATEV und rückwirkende Buchung: Fallstricke vermeiden

Die nachträgliche Integration von E-Rechnungen in DATEV kann in der Praxis mit gewissen Risiken verbunden sein. Insbesondere bei Mischbeständen – also Kombinationen aus strukturierten und unstrukturierten Rechnungen – droht der Verlust von Nachvollziehbarkeit und steuerlicher Anerkennung. Auch ist darauf zu achten, dass keine doppelte Rechnungslegung entsteht, etwa wenn eine E-Rechnung zusätzlich als manuelle PDF-Rechnung verbucht wird.

Ein weiteres Risiko besteht in der unsachgemäßen Konvertierung. Wird eine einfache PDF-Datei mithilfe eines Tools in ein XML-Format umgewandelt, entspricht sie nicht den Anforderungen einer echten E-Rechnung – mit potenziellen steuerlichen Konsequenzen. Wir empfehlen daher, ausschließlich original strukturierte Rechnungen rückwirkend zu übernehmen und alle Schritte in enger Abstimmung mit dem Steuerberater umzusetzen.

Darüber hinaus sollte die rückwirkende Integration nicht isoliert betrachtet werden. Sie ist stets Teil einer umfassenden digitalen Strategie, die auch zukünftige Prozesse umfasst. Unternehmen, die bereits jetzt strukturierte Formate bevorzugen, profitieren langfristig von einer sauberen und automatisierten Buchhaltung.

Fazit: Rückwirkende Umstellung – realistisch, aber planungsintensiv?

Die rückwirkende Integration strukturierter E-Rechnungen in DATEV ist grundsätzlich möglich – allerdings nur unter klar definierten Bedingungen. Entscheidend ist, dass die Rechnungen bereits im gesetzlich anerkannten Format vorliegen und die Archivierung GoBD-konform erfolgt. Unternehmen, die frühzeitig mit der digitalen Transformation begonnen haben, können bereits ausgestellte E-Rechnungen problemlos in DATEV einbinden und erhalten dadurch eine konsistente, revisionssichere Buchhaltung.

Für alle anderen gilt: Eine strukturierte Umstellung lohnt sich – nicht nur aus rechtlichen Gründen, sondern auch zur Steigerung der Effizienz, Transparenz und Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Wer DATEV konsequent nutzt, kann seine Buchhaltungsprozesse vollständig digitalisieren und sich somit zukunftssicher aufstellen. Die rückwirkende Anwendung der E-Rechnung sollte dabei als Teil eines ganzheitlichen Konzepts verstanden werden – nicht als isolierte Notlösung.